Documentos de outra empresa (transferir para a loja certa)
Notas emitidas contra outro CNPJ aparecem na bandeja Não reconhecido - mova cada grupo para a loja certa e mantenha os números honestos.
3 min
Ocultar não é apagar
Um documento fiscal é um registro legal, com retenção de cinco anos. Por isso a plataforma não deixa apagar uma nota autorizada - seria destruir prova. Quando um XML entrou por engano (arquivo de teste, documento de outra empresa colado à mão, duplicidade importada por outro caminho), o certo é ocultar.
Ocultar tira o documento dos números - ele some da apuração, da Conferência e dos agregados - mas mantém o registro guardado.
Quando ocultar
Um arquivo de teste que subiu junto com um lote de verdade.
Um documento que não é seu e você já sabe que não deveria estar aqui (para casos de CNPJ de outra loja, prefira transferir - veja o tutorial de documentos de outra empresa).
Uma nota que entrou em dobro por um caminho estranho (embora a plataforma deduplique por chave, situações de borda existem).
Passo a passo
Abra Notas fiscais > Documentos e localize o documento na lista.
Abra a ficha do documento.
Clique em Ocultar.
Confirme na janela Ocultar import.
A partir daí o documento fica marcado como oculto e para de contar nos números. Nada foi apagado.
Confira antes de confirmar
A tela não tem um botão de desfazer: depois de ocultar, o documento não volta a contar nos números por conta própria. Por isso confira a chave de acesso e o CNPJ do destinatário antes de confirmar - é o momento de descobrir que a nota, afinal, era sua.
Se ocultou por engano, nada foi perdido: o registro fiscal continua guardado. Fale com o time do Fiscal Pack para trazer o documento de volta aos números.
O que acontece com o comercial
Se aquela nota já tinha virado custo (uma compra derivada), ocultar o documento desfaz essa projeção: a compra derivada deixa de valer. É o comportamento certo - um custo que veio de uma nota que não deveria existir não pode continuar contando. Da mesma forma, uma venda derivada de uma nota cancelada é revertida.
Fique atento
Transferir x ocultar. Se o documento é de outra loja sua, o certo é mover para a loja certa (ele é um dado válido, só está no lugar errado). Ocultar é para o que realmente não deveria existir aqui.
Reimportar o mesmo XML depois de ocultar não cria um documento novo nem desfaz o ocultamento: a deduplicação é por chave de acesso, e o documento continua fora dos números.
É preciso permissão de gestão de documentos para ocultar.
Próximo passo
Com as notas limpas e organizadas, o último passo desta trilha é levar essa informação para fora da plataforma. O próximo tutorial mostra como exportar documentos fiscais.
