Notas -> custo: como a nota de compra vira custo real
Veja quanto do valor das suas notas já virou custo no comercial e o que ainda falta destravar - medido em reais, não em contagem.
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Dois fatos que parecem o mesmo
Tratar cancelamento e devolução como a mesma coisa é o erro clássico do movimento. Eles descrevem situações opostas, e confundi-los estraga o estoque e o custo:
Cancelamento: o fato nunca existiu. A compra ou venda foi desfeita antes de acontecer de verdade.
Devolução: o fato existiu e foi revertido. A mercadoria circulou e depois voltou.
A plataforma trata cada um de um jeito porque o efeito no estoque é diferente.
Cancelamento
Cancelar só é permitido enquanto a transação ainda é Confirmada - ou seja, ela foi combinada mas ainda não aconteceu. Nesse estágio, cancelar simplesmente tira a transação da conta, como se nunca tivesse sido lançada.
Abra a compra (ou venda) que está Confirmada.
Use a ação Cancelar.
Confirme na janela - a ação não pode ser desfeita.
A transação passa para o estado cancelado e deixa de contar como movimento.
Se a transação já está Recebida (compra) ou Entregue (venda) - ou seja, já aconteceu -, a plataforma não deixa cancelar. E isso é proteção: o que já aconteceu não se apaga; se precisa ser revertido, o caminho é a devolução.
Devolução
Devolução é quando a mercadoria de fato circulou e depois voltou. Aqui nada é apagado: registra-se um fato novo que reverte o anterior, apontando para a transação original. O estoque e o custo se corrigem porque esse fato novo entra com sinal contrário.
Um ponto que engana: devolver ao fornecedor estorna a compra - não vira uma venda. A mercadoria saiu da loja de volta para o fornecedor, mas isso não é faturamento; é o desfazimento de uma entrada. A plataforma trata assim justamente para não inflar a receita nem zerar o estoque duas vezes.
Hoje as devoluções que a plataforma modela vêm das notas fiscais de devolução (veja "Notas -> custo"), não de um lançamento manual. Não existe uma tela para digitar uma devolução à mão. Se você precisa refletir uma devolução que não tem nota, o caminho prático é ajustar pela contagem de estoque, que reconcilia o saldo com o mundo físico.
E a nota cancelada?
Quando uma compra ou venda nasceu de uma nota fiscal e essa nota é depois cancelada, a projeção correspondente é anulada automaticamente - a fonte sumiu, então o fato deixa de existir. Já uma transação que você digitou nunca é apagada pela máquina por causa de uma nota cancelada: ela apenas se desvincula e vira um ponto a conferir, porque só você sabe se aquele lançamento manual continua valendo.
Dica
A carta de correção de uma nota nunca muda valores, quantidade ou datas da transação - isso é regra legal, não escolha da plataforma. Se algo desse tipo precisa mudar, é caso de revisão, não de reprocessar automático.
Fim da trilha
Você percorreu o módulo Comercial: compras, vendas, importação, clientes, preços, estoque, custo e margem, e agora a diferença entre cancelar e devolver. O próximo grande tema é o lado fiscal: comece por "Notas -> custo: como a nota de compra vira custo real", na trilha de Notas fiscais.
